首先，它是项目管理者了解开发进度、存在的问题和预期目标的管理依据;

　　其次，由于大多数开发项目会被划分成若干个任务，并由不同的组去完成，因此文档管理则是不同小组任务之间联系的重要凭证;

　　第三，项目组组员提供完整的文档，可以保证项目开发的质量;

　　第四，项目文档还可作为项目组成员、领导以及用户决策项目进展的参考资料;

　　最后，项目文档作为重要的历史档案将成为新项目的开发资源。

　　然而文档管理在项目的开发中通常不被重视，整个项目可能因此变得管理混乱，问题产生后无据可查。即使项目开发部门为了更好的掌握项目进度、准确掌握自身数据，不遗余力地建立数据仓库系统，也只起到了片面的作用。因为项目的成功需要整个项目组组员“天衣无缝”的配合，如果组员之间、任务之间出现矛盾，无法协调，将会导致整个项目的失败。

　　由于每个人的知识结构和能力的区别，导致对于同一问题的认识很可能出现相应的偏差。举个简单的例子，在软件设计中，B和C之间有接口。项目主管在给B和C分配任务时，就可能讲到了这个接口，但是B和C由于理解上出现不一致，导致在调试过程中出现问题。在这种时候，项目主管就需要具备良好的沟通能力，并能迅速判断到底谁的理解出了问题，把B和C的理解提升到同一层次。然而，这种解决方法是非常难办到的。

　　在现实研发中，也会经常出现接口问题，在实际工程项目中，还会经常出现客户对项目需求的更改要求，估计这也是每个项目主管都非常头疼的问题。项目已经进行到了收尾阶段，客户发现现实需求已经发生变化，需要项目组做大幅度的调整。项目主管要是不管不顾，这个项目可能就毫无意义;项目主管要是按照客户需求来调整项目目标，这个项目就可能拖期，超过预算。在这种时候，文档资料共享就显得极为重要了。

　　通过共享文档，项目小组成员不仅会掌握自己负责的任务，熟悉自己所经手的资料，同时还可共享其他组员的任务进展，以及其他组员上传的工作材料，使之配合默契，互相协调，还能快速得到自己所需的各类文档。而项目经理也可以很清晰地透过项目文档轨迹的进展脉络，把握项目进展情况，通过对阶段性文档的把握使整个项目质量得到很好的掌控，杜绝了上面提到的“接口”问题。如果可以添加外部客户一同共享，客户也会随时了解项目的进展，即使有个别的变更，项目组人员也会在第一时间调整战略和工作方向，不会造成大的损失。

　　就目前业界软件的开发情况来看，可以共享电子文档的共享软件已经陆续出炉，IBM公司的Lotus® Quickr、HFS(Http File Server)、DOC-search(道思奇)、TeamOffice、Microsoft Office SharePoint Server 2007等等。这类型的软件可以将文档以共享的方式来实现更高效、更轻松地与客户、合作伙伴、供应商团队或内部部门之间进行项目团队协作。